Simplifiez la gestion des prestataires et des prestations annexes

Dans le monde de la location saisonnière, la réputation d’une agence repose, en fait, autant sur la gestion de ses biens que sur la coordination des prestations annexes offertes. Ménage, linge, maintenance … ces services sont essentiels pour garantir une expérience client irréprochable. Cependant, la gestion de ces tâches et prestations externes peut être extrêmement chronophage et difficile à coordonner entre les équipes.

Le module Prestations intégré d’Arkiane Power Locations Vacances a été conçu pour soulager les gestionnaires : en plus de centraliser la comptabilité fournisseur et d’automatiser les écritures comptable, Arkiane propose, également, des outils à destination des clients. L’objectif de cet article est de présenter le fonctionnement de ce module et de montrer en quoi il facilite la vie des agences en enrichissant l’offre client.

Pourquoi intégrer des prestations dans votre logiciel ?

Une gestion rigoureuse des coûts

Les agences de location saisonnières doivent justifier chaque euro dépensé et répartir, avec précision, les charges, liées aux prestataires, pour chaque propriétaire. Une gestion manuelle de ces tâches multiplie les erreurs et fait perdre du temps.

Avec le progiciel de gestion immobilier Arkiane, les factures sont enregistrées, et les règlements sont imputés au bon compte. Le montant est automatiquement affecté au propriétaire du logement concerné, sans ressaisie. Leur mauvaise gestion de la comptabilité devient, alors, un vrai frein à la croissance.

Des prestations qui enrichissent l’expérience client

Aujourd’hui, les voyageurs recherchent bien plus qu’un simple hébergement. Ils attendent des services personnalisés, une conciergerie réactive, et des options qui facilitent leur séjour.

Proposer des prestations annexes comme le ménage supplémentaire, la location de linge et des forfaits de ski permet, ainsi, de valoriser l’offre et de fidéliser les clients en se focalisant sur leur satisfaction.

Mais pour que ces services soient rentables et bien gérés, il faut un système capable de suivre chaque prestation, d’enregistrer les consommations et de générer les écritures comptables correspondantes. C’est exactement ce que propose Arkiane.

Fonctionnement du module Prestation

Enregistrement des factures et des règlements

Chaque facture de prestataire (ménage, blanchisserie …) est saisie dans Arkiane. Le logiciel agence immobilière enregistre les montants et affecte automatiquement les charges au propriétaire concerné. Ce même outil gère les règlements et le suivi des soldes. Il n’y’a plus besoin d’export vers un logiciel tiers : tout est centralisé. Les relevés de factures peuvent ensuite être édités pour les propriétaires avec un niveau de détail qui renforce la transparence. Les dépenses peuvent, ainsi, être justifiées pour éviter les contestations et renforcer la confiance accordée à l’agence, par le client.

Comptabilité intégrée et rigueur

Les écritures comptables sont générées selon un schéma paramétré : encaissements, annulations, règlements… tout est automatisé. Les charges des prestataires se retrouvent sur les relevés des propriétaires en loyer net ou loyer brut. Cette rigueur comptable est essentielle pour les agences soumises à des obligations fiscales strictes, ou qui souhaitent offrir un service haut de gamme à leurs clients propriétaires.

Gestion multi fournisseurs et multi comptes

Le module Prestations gère plusieurs prestataires et plusieurs comptes professionnels. Cela est particulièrement utile pour les agences qui disposent de plusieurs cartes professionnelles ou qui gèrent différents types de mandats : gestion locative, conciergerie, para-hôtellerie…

Chaque flux est séparé, chaque dépense imputée au bon portefeuille. Cette flexibilité permet d’adapter le logiciel à toutes les configurations, même les plus complexes.

Suivi des interventions et coordination des équipes

Planification des opérations de ménage et de maintenance

La gestion des prestations ne se limite pas à la comptabilité. Arkiane propose un module dédié aux tâches pour planifier et suivre les interventions de nettoyage et de maintenance dans les logements. Il s’agit d’un module appelé Web Agence. À chaque nouvelle réservation ou à chaque demande d’un propriétaire, l’agence crée une tâche (ménage de sortie, réparation d’un équipement, etc.), l’assigne au prestataire ou à l’un des collaborateurs et suit sa réalisation. A travers ce système, l’agence évite les oublis, optimise les plannings et améliore sa réactivité. Les procédures sont, en effet, standardisées, pour garantir une qualité constante.

Notifications en temps réel et accès mobile

Grâce à l’extension web nomade du logiciel , les équipes internes et externes reçoivent des notifications en temps réel sur leurs smartphones ou tablettes . Elles peuvent ainsi consulter les inventaires, effectuer les contrôles et signaler la fin d’une intervention sans repasser par l’agence. L’accès techniciens est également prévu pour les dépannages et interventions diverses, toujours sous le suivi de l’agence.

Cette application mobile très utile est donc l’outil parfait pour fluidifier la communication, réduire les déplacements inutiles et améliorer la productivité. Il permet aussi de réagir rapidement en cas d’imprévu ou de demande urgente.

Web services pour agents d’accueil, ménage et interventions

Les services associés au progiciel incluent donc des web services dédiés pour les agents d’accueil, les équipes de ménage et les techniciens. Ces outils permettent d’assurer une coordination fluide des interventions et d’optimiser le planning des équipes.

Chaque acteur de l’agence peut donc disposer des outils nécessaires pour développer une gestion collaborative des tâches à régler.

Gérer et vendre des prestations annexes

Prestations annexes dans le planning

Arkiane, depuis sa solution logicielle, intègre la prise en charge des prestations annexes lors des réservations. L’agence peut, donc, proposer des services supplémentaires (location de linge, ménage supplémentaire etc.) et les facturer directement sur la réservation.

Cela permet de monétiser des services souvent demandés par les voyageurs, tout en gardant une gestion centralisée. Ces prestations apparaissent donc comme un véritable levier de rentabilité pour l’agence.

Espace locataire et suivi des consommations

Dans l’espace locataire, les voyageurs peuvent visualiser leur réservation et consommer ces prestations annexes disponibles pour le lot et la période réservés. Ces dépenses supplémentaires sont, bien sûr, automatiquement ajoutées à leur solde et génèrent les écritures correspondantes. La gestion de l’agence est améliorée, le client gagne en autonomie et profite d’une expérience personnalisée.

Réservations propriétaires avec services de conciergerie

Le logiciel gestion location saisonnière gère aussi les réservations apportées par les propriétaires, avec la possibilité de sélectionner des prestations. Cela facilite la facturation et la répartition des recettes, tout en offrant un service complet, également, aux propriétaires.

Comment ce module facilite la vie des agences

• Gain de temps : la centralisation de la comptabilité fournisseur élimine la saisie manuelle et réduit les erreurs. Les tâches de maintenance et de ménage sont planifiées et suivies automatiquement.
• Transparence et confiance : les propriétaires reçoivent des relevés détaillés avec leurs charges et revenus, ce qui améliore la transparence de la gestion et renforce la communication et le relationnel client.
• Flexibilité et évolutivité : gestion multi‑comptable et multi‑fournisseurs, adaptation aux différents mandats (gestion, para‑hôtellerie, etc.) et possibilité d’intégrer des prestations supplémentaires.
• Meilleure suivi des tâches : coordination plus fluide pour le personnel de l’agence qui peut suivre et réaliser, efficacement et plus facilement, les actions à réaliser chaque jour.
• Expérience client améliorée : les voyageurs peuvent choisir et payer des prestations complémentaires, profiter d’une conciergerie efficace et d’une meilleure réactivité de l’agence.
• Réduction des erreurs : moins de saisie manuelle, meilleure traçabilité.
• Valorisation de l’offre : augmentation du panier moyen du client avec l’intégration des prestations annexes.

Des prestations gérées l’esprit léger !

Le module Prestations intégré d’Arkiane Power Locations Vacances transforme la gestion des prestataires en un processus fluide, automatisé et transparent. Il permet aux agences de se concentrer sur leur cœur de métier : offrir une expérience exceptionnelle aux voyageurs et une gestion rigoureuse aux propriétaires.

En centralisant la facturation, en suivant les interventions en temps réel et en intégrant les services annexes dans le planning, Arkiane propose une solution tout-en-un, pensée pour les professionnels exigeants de la location saisonnière.

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